Le coût du café en entreprise dépend surtout de trois variables
Pour estimer un budget café en entreprise, il faut éviter de raisonner uniquement en prix au kilo.
Le coût réel dépend principalement de trois éléments :
- le nombre de salariés concernés ;
- le nombre moyen de cafés consommés par jour ;
- le grammage utilisé pour préparer chaque tasse.
Une fois ces trois données connues, il devient assez simple d'estimer la consommation mensuelle puis le coût moyen par salarié.
Budget café mensuel = nombre de tasses × grammage par tasse × prix du café au kilo.
Combien de café consomme un salarié par mois ?
Prenons un exemple simple : un salarié consomme en moyenne 2 cafés par jour, avec un dosage de 8 g par tasse, pendant 20 jours de présence par mois.
Cela représente :
2 cafés × 20 jours = 40 cafés par mois.
Avec 8 g par tasse :
40 × 8 g = 320 g de café par salarié et par mois.
Dans cette hypothèse, un salarié consomme donc environ 0,32 kg de café par mois.
| Nombre de salariés | Tasses par mois | Café nécessaire |
|---|---|---|
| 10 | 400 | 3,2 kg |
| 25 | 1 000 | 8 kg |
| 50 | 2 000 | 16 kg |
| 100 | 4 000 | 32 kg |
| 200 | 8 000 | 64 kg |
Ce tableau reste une estimation. Une entreprise où les salariés consomment trois ou quatre cafés par jour atteindra évidemment des volumes plus élevés.
Pour calculer plus précisément les quantités à commander, consultez notre guide Combien de café commander pour une entreprise ?
Combien coûte une tasse de café en grain ?
Le coût du café contenu dans une tasse se calcule directement à partir du grammage et du prix au kilo.
Avec un dosage de 8 g :
Coût matière d'une tasse = 0,008 × prix du café au kilo.
À titre d'exemple, les paliers actuels Gemmari Pro sont de 13,90 €, 12,40 € et 10,90 € HT/kg selon le volume commandé.
| Prix du café | Grammage | Coût café par tasse |
|---|---|---|
| 13,90 € HT/kg | 8 g | 0,111 € HT |
| 12,40 € HT/kg | 8 g | 0,099 € HT |
| 10,90 € HT/kg | 8 g | 0,087 € HT |
Autrement dit, à 8 g par tasse, le café lui-même représente ici environ 9 à 11 centimes HT par boisson.
Ce calcul concerne uniquement le café. Il n'inclut pas le coût de la machine, de son entretien, des produits de nettoyage, du lait ou d'autres consommables éventuels.
Quel budget café par salarié et par mois ?
Reprenons notre hypothèse de 40 cafés par salarié et par mois.
| Prix du café | 40 cafés/mois | Coût café par salarié |
|---|---|---|
| 13,90 € HT/kg | 320 g | 4,45 € HT/mois |
| 12,40 € HT/kg | 320 g | 3,97 € HT/mois |
| 10,90 € HT/kg | 320 g | 3,49 € HT/mois |
Dans cet exemple, le café en grain représente donc quelques euros par salarié et par mois.
L'écart entre deux cafés qui semblent très différents en prix au kilo devient parfois beaucoup plus faible lorsqu'il est ramené au coût réel par salarié.
Le prix au kilo ne suffit pas pour comparer deux offres.
Il faut toujours le remettre en perspective avec le grammage utilisé, le nombre de tasses produites et les éventuels coûts de machine ou de service.
Le grammage peut peser autant que le prix au kilo
Une entreprise peut réduire son coût par tasse en négociant le prix du café, mais le grammage utilisé par la machine joue également un rôle important.
Passer de 8 g à 10 g représente 25 % de café supplémentaire par tasse.
À l'inverse, réduire trop fortement le dosage uniquement pour économiser peut dégrader le résultat en tasse.
Le bon objectif n'est donc pas d'utiliser le moins de café possible, mais de trouver le dosage cohérent avec le café, la machine et le volume de boisson servi.
Nous détaillons ce point dans notre article 7 g, 8 g, 9 g ou 10 g : quel grammage de café par tasse ?
Attention au coût total de la solution café
Le coût matière du grain n'est qu'une composante du budget.
Selon l'organisation retenue, une entreprise peut également supporter :
- l'achat ou la location de la machine ;
- la maintenance ;
- les produits de nettoyage ;
- les filtres éventuels ;
- le lait, le chocolat ou d'autres consommables ;
- le temps consacré au remplissage et à l'entretien.
Deux offres proposant le même café à un prix similaire peuvent donc avoir des coûts globaux très différents.
Comment estimer votre propre budget ?
Pour obtenir une première estimation, partez de votre situation réelle :
- comptez le nombre de consommateurs réguliers ;
- estimez le nombre moyen de cafés par personne et par jour ;
- multipliez par le nombre de jours de présence ;
- appliquez le grammage réellement utilisé par votre machine ;
- convertissez le résultat en kilogrammes ;
- multipliez par votre prix d'achat au kilo.
Vous obtenez ainsi un budget café beaucoup plus utile qu'une simple comparaison de prix catalogue.
Pour piloter un budget café en entreprise, le bon indicateur n'est pas seulement le prix au kilo : c'est aussi le coût par tasse et le coût par salarié.
Vous pouvez également utiliser le calculateur Gemmari Pro pour estimer votre consommation et votre coût par tasse.
