Acheter ou louer une machine : la mensualité ne suffit pas pour décider
Lorsqu'une entreprise souhaite installer une machine à café, deux modèles reviennent régulièrement : acheter directement le matériel ou le louer auprès d'un prestataire.
La location réduit généralement l'investissement initial, tandis que l'achat donne davantage de maîtrise sur le matériel une fois celui-ci acquis.
Mais la bonne comparaison doit aller plus loin.
Le bon indicateur n'est pas seulement le prix de la machine ou le montant du loyer : c'est le coût total de la solution sur sa durée d'utilisation.
| Critère | Achat | Location |
|---|---|---|
| Investissement initial | Plus important | Généralement plus faible |
| Paiement | Principalement au départ | Mensualités pendant la durée du contrat |
| Maintenance | À organiser séparément selon l'offre | Peut être incluse selon le contrat |
| Engagement | Pas de contrat locatif une fois la machine achetée | Durée d'engagement à vérifier |
| Renouvellement | Décidé et financé par l'entreprise | Peut être prévu dans l'offre |
| Choix du café | Dépend du matériel choisi | Dépend notamment des conditions du contrat |
Dans quels cas l'achat peut-il être intéressant ?
Acheter une machine implique de financer directement l'équipement.
En contrepartie, une fois le matériel acquis, l'entreprise n'a pas de mensualité de location liée à cette machine.
L'achat peut être particulièrement pertinent lorsque :
- le besoin est stable dans le temps ;
- l'entreprise souhaite conserver le matériel plusieurs années ;
- elle dispose du budget nécessaire à l'investissement initial ;
- elle peut organiser elle-même la maintenance ou souscrire un contrat séparé ;
- elle souhaite conserver une grande liberté dans le choix de ses fournisseurs.
L'entreprise assume toutefois davantage directement le risque lié aux réparations, au vieillissement ou au remplacement du matériel, selon les garanties et contrats souscrits.
Dans quels cas la location peut-elle être intéressante ?
La location répartit le coût du matériel sous forme de paiements réguliers.
Selon le prestataire et le contrat, elle peut également intégrer plusieurs services :
- installation ;
- maintenance ;
- dépannage ;
- remplacement de certaines pièces ;
- renouvellement du matériel dans certaines offres.
Cela peut simplifier fortement la gestion pour une entreprise qui ne souhaite pas s'occuper directement de la partie technique.
Mais il faut examiner précisément ce qui est inclus dans la mensualité.
Deux offres de location affichant la même mensualité peuvent couvrir des services très différents.
Vérifiez toujours la maintenance, les déplacements, les pièces, les délais d'intervention et les conditions de sortie du contrat.
Le coût total est plus important que le prix affiché
Pour comparer achat et location, additionnez l'ensemble des coûts supportés pendant une période comparable.
Le budget global peut comprendre :
- le prix d'achat ou les loyers ;
- la maintenance ;
- les réparations non couvertes ;
- les filtres et produits de nettoyage ;
- le café ;
- les autres ingrédients éventuels ;
- les frais liés au renouvellement du matériel.
Coût total = matériel + maintenance + consommables + café + services associés.
Ce calcul permet d'éviter de choisir une offre uniquement parce que son investissement initial ou sa mensualité semble faible.
Le coût du café peut peser lourd sur plusieurs années
Dans un environnement où plusieurs dizaines de milliers de boissons sont préparées, le coût du café consommé pendant toute la durée de vie de la machine peut représenter une part significative du budget.
Il faut donc comparer le matériel et le café ensemble.
Par exemple, quelques centimes d'écart par tasse deviennent importants lorsque l'entreprise prépare plusieurs milliers de boissons chaque mois.
Pour calculer précisément cet impact, consultez notre article Combien coûte le café en entreprise par mois et par salarié ?
Vérifier si le contrat impose un fournisseur de café
C'est un point important avant de signer une offre de location ou de mise à disposition.
Certains contrats peuvent associer le matériel à l'achat de consommables ou de café auprès d'un fournisseur donné.
Cela ne constitue pas nécessairement un problème si l'offre correspond aux besoins de l'entreprise.
Mais il faut connaître cette condition avant de comparer les prix.
Demandez notamment :
- si vous êtes libre de choisir votre café ;
- s'il existe un volume minimum de commande ;
- si le prix du café est fixé ou révisable ;
- si l'utilisation d'une autre référence affecte le contrat ou la maintenance ;
- si des consommables spécifiques sont obligatoires.
Cette liberté peut avoir une influence importante sur le coût total et sur la possibilité de faire évoluer la qualité en tasse.
Comparer la durée d'engagement
Une offre de location doit être évaluée sur toute sa durée, pas seulement sur sa mensualité.
Par exemple, une mensualité apparemment faible peut représenter un engagement significatif une fois multipliée par plusieurs années.
Vérifiez donc :
- la durée initiale du contrat ;
- les modalités de renouvellement ;
- les conditions de résiliation ;
- les éventuels frais de sortie ;
- ce qu'il advient de la machine en fin de contrat.
Qui s'occupe de l'entretien ?
Une machine automatique professionnelle demande un entretien régulier.
Même lorsqu'un prestataire assure la maintenance technique, l'entreprise doit généralement prendre en charge certaines opérations quotidiennes :
- vider le bac à marc ;
- remplir le café ;
- nettoyer les surfaces et éléments accessibles ;
- nettoyer les circuits lait lorsque la machine en possède ;
- lancer les programmes de nettoyage prévus par le fabricant.
Il faut donc distinguer l'entretien quotidien de la maintenance technique.
Une offre « maintenance incluse » ne signifie pas forcément que l'entreprise n'a plus rien à faire.
Faut-il choisir la machine avant le café ?
Les deux décisions sont liées.
La machine doit être adaptée au nombre de boissons, aux recettes souhaitées et au niveau d'autonomie attendu.
Mais le café doit lui aussi fonctionner correctement sur le matériel retenu.
Une machine automatique et une machine espresso traditionnelle n'imposent pas exactement les mêmes contraintes de mouture, de débit ou d'utilisation.
Si vous utilisez une machine automatique, notre article Quel café en grain choisir pour une machine automatique professionnelle ? détaille les principaux critères.
Quand l'achat est-il généralement le plus cohérent ?
L'achat peut être intéressant pour une entreprise qui souhaite conserver son matériel longtemps, dispose d'un besoin stable et accepte d'organiser séparément la maintenance.
Il peut également offrir davantage de liberté lorsque l'entreprise souhaite changer facilement de café ou de fournisseur.
Quand la location est-elle généralement le plus cohérente ?
La location peut être pertinente lorsqu'une entreprise préfère lisser son investissement et déléguer une partie de la gestion technique.
Elle peut aussi simplifier le renouvellement du matériel lorsque celui-ci est prévu dans le contrat.
En contrepartie, la durée d'engagement et les conditions commerciales doivent être étudiées précisément.
Les questions à poser avant de signer
- Quel est le coût total sur toute la durée du contrat ?
- Qu'est-ce qui est réellement inclus dans la maintenance ?
- Quel est le délai prévu en cas de panne ?
- Le café est-il imposé ?
- Existe-t-il un minimum de consommation ?
- Comment le prix du café peut-il évoluer ?
- Quelle est la durée d'engagement ?
- Comment sortir du contrat ?
- Qui possède la machine à la fin ?
Achat et location peuvent tous les deux être pertinents. La bonne solution est celle dont le coût, les services, la durée d'engagement et la liberté correspondent réellement à votre fonctionnement.
Avant de choisir votre prestataire, vous pouvez également consulter notre guide Comment choisir son fournisseur de café professionnel ?
