Combien de café commander pour une entreprise ?

Combien de café faut-il prévoir pour une entreprise ?

Pour savoir combien de café commander dans une entreprise, il faut partir de quatre données simples : le nombre de collaborateurs, le nombre moyen de cafés consommés par personne, le nombre de jours travaillés et le grammage utilisé par la machine.

La formule est la suivante :

Consommation mensuelle en kg = collaborateurs × cafés par personne et par jour × jours travaillés × dose en grammes ÷ 1 000.

Prenons une entreprise de 50 personnes, avec 2 cafés par collaborateur et par jour, 20 jours travaillés par mois et une dose moyenne de 8 g :

50 × 2 × 20 × 8 ÷ 1 000 = 16 kg de café par mois.

Sur douze mois à consommation constante, cela représente :

16 × 12 = 192 kg de café par an.

Tableau : combien de café selon le nombre de salariés ?

Pour établir un premier ordre de grandeur, prenons l’hypothèse suivante :

• 2 cafés/jour par collaborateur.
• 20 jours/mois de présence.
• 8 g/tasse de café en grain.

Ces chiffres ne représentent pas une moyenne universelle. Ils servent uniquement de scénario de calcul.

Pour obtenir une estimation adaptée à votre entreprise, remplacez les hypothèses par votre nombre réel de collaborateurs, votre rythme de consommation et le dosage de votre machine.

Un ou trois cafés par salarié : l’écart est considérable

Le nombre de cafés consommés par personne est l’une des variables les plus importantes.

Prenons une entreprise de 100 collaborateurs, toujours avec 20 jours travaillés par mois et une dose de 8 g :

Passer d’un à trois cafés par collaborateur multiplie naturellement le besoin par trois.

Il est donc préférable d’observer la consommation réelle pendant quelques semaines plutôt que de commander uniquement à partir du nombre de salariés.

Comment estimer le nombre réel de cafés consommés ?

Si vous disposez déjà d’une machine en entreprise, plusieurs méthodes permettent d’obtenir une estimation fiable.

• relevez le compteur de boissons lorsque la machine en possède un ;
• mesurez la quantité de café en grain consommée sur une semaine ou un mois ;
• notez la fréquence des remplissages de la trémie ;
• distinguez les boissons utilisant du café des boissons uniquement lactées ou chocolatées ;
• évitez d’extrapoler une semaine exceptionnellement calme ou chargée.

Si votre entreprise n’est pas encore équipée, vous pouvez commencer par une hypothèse en cafés par collaborateur, puis la corriger après les premières semaines d’utilisation.

Une estimation est utile pour démarrer. La consommation réellement observée doit ensuite devenir votre référence.

Quel impact a le grammage de la machine ?

Une machine réglée à 7 g ne consommera pas la même quantité qu’une machine utilisant 9 ou 10 g par boisson.

Prenons à nouveau 100 collaborateurs, 2 cafés par jour et 20 jours travaillés :

Entre 7 et 10 g, l’écart atteint ici 144 kg de café sur une année.

Cela ne signifie pas qu’il faut réduire le grammage au minimum. La priorité reste d’obtenir une tasse satisfaisante avec la machine et le café utilisés.

Mais une fois la recette validée, connaître la dose permet de prévoir correctement les commandes.

Notre guide 7 g, 8 g, 9 g ou 10 g : quel grammage de café par tasse ? détaille l’impact du dosage sur le rendement et le coût.

Combien de tasses représente un kilogramme de café ?

Le rendement permet de faire le calcul inverse.

À 8 g par tasse :

1 000 g ÷ 8 g = 125 boissons théoriques avec 1 kg de café.

À 7 g, le rendement théorique monte à environ 143 cafés. À 9 g, il descend à environ 111 et à 10 g à 100 boissons.

Cela permet également de vérifier rapidement une consommation mensuelle.

Une entreprise servant 2 000 cafés par mois avec une dose de 8 g aura besoin d’environ :

2 000 ÷ 125 = 16 kg de café.

Pour tous les rendements de 6 à 12 g, consultez combien de tasses peut-on préparer avec 1 kg de café ?

Quel budget café prévoir pour l’entreprise ?

Une fois le besoin mensuel en kilogrammes connu, le budget matière est facile à calculer :

Budget mensuel HT = consommation mensuelle en kg × prix HT/kg.

Prenons une entreprise consommant 32 kg par mois.

Ce tableau compare uniquement le coût du café en grain. Il ne tient pas compte de la machine, de sa maintenance, du lait, des consommables ou des autres coûts liés au service.

Pour convertir précisément votre prix au kilo en coût unitaire, consultez notre article combien coûte une tasse de café professionnel ?

Faut-il commander pour un mois, trois mois ou un an ?

Connaître sa consommation annuelle ne signifie pas qu’il faut commander toute l’année de café en une seule fois.

Le bon volume de commande doit rester cohérent avec :

• Consommation Combien de kilogrammes utilisez-vous réellement chaque mois ?
• Stockage Quelle quantité pouvez-vous stocker dans de bonnes conditions ?
• Rotation À quelle vitesse le café est-il consommé ?
• Organisation À quelle fréquence souhaitez-vous réapprovisionner le site ?

La formule permettant de visualiser un palier est :

Durée de stock en mois = quantité commandée ÷ consommation mensuelle.

Exemple : une entreprise consommant 16 kg par mois

Une société de 50 collaborateurs consommant 2 cafés par jour pendant 20 jours à 8 g utilise environ 16 kg par mois.

Voici ce que représentent différents volumes :

Cet exemple illustre pourquoi le tarif le plus faible au kilogramme n’est pas automatiquement le volume le plus pertinent.

Pour cette consommation précise, 400 kg représentent plus de deux années de besoin théorique. La décision doit donc tenir compte de la capacité de stockage et de la fréquence souhaitée des commandes.

Exemple : une entreprise consommant 64 kg par mois

Une structure de 200 collaborateurs, avec les mêmes hypothèses de 2 cafés par jour, 20 jours travaillés et 8 g, consomme environ 64 kg par mois.

À mesure que la consommation augmente, des volumes plus importants deviennent naturellement plus cohérents avec le rythme réel d’exploitation.

Et si l’entreprise possède plusieurs sites ?

Pour une entreprise multi-sites, il vaut mieux commencer par calculer les besoins de chaque implantation séparément.

Par exemple :

Dans cet exemple, les chiffres sont basés sur 2 cafés par personne, 20 jours par mois et 8 g.

La consommation globale atteint environ 72 kg par mois, mais les besoins logistiques restent différents selon les sites.

Centraliser les achats peut faciliter la négociation et le suivi du budget, tandis que le stockage ou la livraison peuvent rester organisés site par site.

Faut-il compter les visiteurs, réunions et événements ?

Oui lorsque leur poids devient significatif.

Le calcul basé sur les salariés décrit la consommation quotidienne régulière. Il peut sous-estimer les besoins d’une entreprise qui accueille fréquemment :

• des clients ;
• des candidats ;
• des prestataires ;
• des réunions importantes ;
• des formations ;
• des événements internes.

Plutôt que d’appliquer arbitrairement un pourcentage supplémentaire, relevez si possible la consommation réelle sur plusieurs mois.

Vous pourrez ainsi distinguer un mois normal d’un mois particulièrement chargé et définir un rythme d’approvisionnement adapté.

Et le télétravail ?

Pour une entreprise hybride, le nombre de collaborateurs inscrits ne correspond pas nécessairement au nombre de personnes présentes chaque jour.

Une société de 200 salariés avec une présence moyenne quotidienne de 120 personnes ne doit pas nécessairement calculer son stock comme si les 200 collaborateurs utilisaient la machine cinq jours par semaine.

Le calcul peut alors être réalisé à partir de la présence quotidienne moyenne :

Présents/jour × cafés/personne × jours d’ouverture × grammage.

C’est généralement plus pertinent que l’effectif administratif lorsque le taux de présence varie fortement.

Comment éviter les ruptures sans surstocker ?

Une fois la consommation connue, l’objectif consiste à trouver un rythme de commande prévisible.

Il faut surveiller principalement :

• Consommation moyenne Votre besoin courant en kg/mois.
• Variations Les périodes de hausse ou de baisse.
• Délai Le temps nécessaire pour être réapprovisionné.
• Stock disponible La quantité restant réellement sur site.

Une méthode simple consiste à effectuer les commandes à partir d’un seuil interne défini selon votre consommation et votre délai habituel d’approvisionnement.

Évitez en revanche de multiplier les commandes d’urgence faute de suivi ou d’accumuler plusieurs mois de stock uniquement pour ne jamais manquer.

Quel volume Gemmari Pro pour une entreprise ?

Gemmari Pro propose actuellement trois paliers : 10, 100 et 400 kg.

Ils ne correspondent pas chacun à une taille d’entreprise fixe. Leur pertinence dépend directement de la consommation calculée.

Le calculateur de notre page café professionnel pour entreprises et bureaux permet de saisir directement le nombre de collaborateurs, leur consommation, le nombre de jours travaillés, le grammage et le prix de votre café actuel.

Il affiche ensuite le besoin mensuel et l’impact budgétaire des différents paliers.

Comment tester un nouveau café avant de commander davantage ?

Même si votre besoin annuel est important, il est préférable de valider le produit dans vos conditions réelles avant de raisonner uniquement en volume.

Le test doit idéalement porter sur :

• la machine réellement utilisée ;
• votre grammage ;
• les recettes les plus consommées ;
• plusieurs extractions successives ;
• l’avis de plusieurs utilisateurs lorsque c’est possible.

Une fois le café validé, vous pouvez rapprocher son coût par tasse et ses conditions de commande de votre consommation annuelle.

Cette logique fait partie des critères détaillés dans notre guide comment choisir son fournisseur de café professionnel ?

Combien de café commander pour une entreprise : l’essentiel

Pour calculer vos besoins, utilisez :

Collaborateurs présents × cafés/personne/jour × jours/mois × grammage ÷ 1 000 = kg de café par mois.

Avec 2 cafés par jour, 20 jours travaillés et une dose de 8 g :

• 25 personnes ≈ 8 kg/mois.
• 50 personnes ≈ 16 kg/mois.
• 100 personnes ≈ 32 kg/mois.
• 200 personnes ≈ 64 kg/mois.

Ces valeurs sont des scénarios de calcul, pas des consommations universelles. Votre référence doit progressivement devenir la quantité réellement observée dans votre entreprise.

Vous pouvez effectuer directement cette simulation avec le calculateur Gemmari Pro pour entreprises et bureaux.